Comment gérer au mieux les 24h d’une journée ? Tout commence par une bonne nuit de sommeil, entre 7 et 8h minimum ! C’est essentiel pour passer une bonne journée de travail. De même, il est conseillé de travailler entre 7 et 8h, en faisant des pauses régulières. Dépasser ce créneau engendrerai une baisse de la performance ! Seulement, cela ne suffira pas si tu veux ressembler à cette fameuse collègue de travail qui ne tremble jamais devant un nouveau projet, qui est toujours à jour dans ses dossiers et qui sait organiser son travail comme  personne ! Il va falloir mettre en place d’autres méthodes et outils. Je vais donc te révéler dans cet article plusieurs petits secrets d’organisation qui vont changer ton quotidien !

1. Utilise la méthode PDCA « Plan, Do, Check, Act »

Ce qui signifie en français «Planifie, agis, évalue, réagis». Cette méthode consiste à mettre en place un schéma d’organisation général en fonction d’une mission attribuée. Elle comporte 4 étapes :

– Plan : prendre le temps de la réflexion pour définir tes objectifs et tes moyens
– Do : passer à l’action
– Check : évaluer les résultat obtenus
– Act : définir des objectifs plus ambitieux et entamer un nouveau cycle.

2. Hiérarchise les tâches

Pour atteindre les objectifs définis, des tâches vont devoir être établies et hiérarchisées. Il est primordial d’apprendre à définir clairement celles qui doivent être effectuées en priorité et celles dont la réalisation est secondaire.
Pour cela, je te conseille d’utiliser l’outil de gestion de projet Trello, qui repose sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches à effectuer, en cours ou terminées. Les cartes peuvent être assignées à des utilisateurs et sont mobiles d’une planche à l’autre, traduisant leur avancement.

3. Utilise un agenda

C’est un outil extrêmement puissant ! Il va te permettre de planifier ton emploi du temps, gérer tes priorités et t’assurer d’avoir le temps nécessaire pour réaliser les choses essentielles. Il faudra tout de même faire en sorte que la prise de note soit claire et précise. Pour ma part, j’utilise Google Agenda que je trouve très complet, efficace et facile d’utilisation !
Petit conseil : N’hésite pas à laisser des plages de temps libre dans ton agenda en cas d’imprévu, on ne sait jamais ce qui peut arriver !

4. Délègue et partage les tâches

Quand tu es auto-entrepreneur, la montagne de choses à faire peut te paraître insurmontable, et tu as souvent l’impression que tu n’auras jamais assez de temps pour tout mettre en place dans les délais. Si cette situation arrive, je pense qu’il est pertinent de se faire accompagner. En cette période compliquée que nous traversons, nous savons que les étudiants (par exemple) ont des difficultés à trouver des stages, alors pourquoi pas recruter et s’aider mutuellement !

5. Optimise la gestion de tes emails

Il n’y a rien de plus agaçant que de recevoir constamment des dizaines d’emails sur sa boite mail et d’interrompre son travail pour répondre à chacun d’entre eux. Mon conseil serait donc de prévoir un créneau dans la matinée pour répondre et classer les e-mails. Les autres mails venant dans le courant de la journée pourront ensuite être traités selon l’urgence.

6. Ose dire “non”

Il est important d’apprendre à dire “non” aux tâches qui n’entrent pas dans tes objectifs. Ne te laisse pas distraire par des facteurs extérieurs qui peuvent avoir des répercutions négatives sur ta productivité, comme des coups de téléphone intempestifs. Également, ne te laisse pas influencer par des facteurs psychologiques propre à toi-même, comme la procrastination. Tu dois apprendre à te dire “non” et à ne pas écouter la petite voix diabolique qui te propose de repousser à demain le travail qui pourrait être fait aujourd’hui. 

7. Accorde-toi des pauses

On ne soulignera jamais assez l’importance de prendre du temps pour soi ! En effet, quand l’organisme est malmené, il devient moins performant.
Mieux organiser son travail passe donc par l’intégration de petits temps de pause. Pouvoir souffler entre deux tâches permet en effet d’optimiser sa productivité sur les heures de travail !

En appliquant ces différents conseils d’organisation, tu constateras des évolutions très positives sur ton quotidien. Voici donc quatre grands avantages à bien organiser son travail :

  • Une bonne organisation va te permettre de simplifier tes démarches, d’avoir des journées plus fluides, moins stressantes. Tu auras la possibilité d’adapter ton organisation à tes objectifs, pour réussir à les atteindre plus facilement et à éliminer plus rapidement les contraintes.
  • Grâce à cette organisation, tu vas optimiser ton temps. En définissant tes tâches, tu vas faire en sorte que ton planning soit le plus adéquat possible (moins de déplacements, regroupement de tâches similaires…).
  • Tu seras plus efficace et performante. Grâce à l’utilisation d’un agenda et d’une “to do list”, tu sais à présent ce que tu as à faire, quand le faire, tu oublies la procrastination, et tu fais en sorte d’atteindre tout tes objectifs.
  • Enfin, tu auras l’esprit tranquille. Et oui, organiser son travail joue un rôle aussi très important sur ton moral et ton esprit. Quand tu es organisé, ton esprit est plus tranquille. Tu as l’esprit clair, libre, et tu oublies le stress!

 Alors qu’attends-tu pour devenir organisée ? Pour ma part, ça a clairement changé ma vie ! Si tu veux que l’on échange sur le sujet, n’hésite pas à réserver un appel découverte gratuit de 30 min avec moi.